Sivistyslautakunta
Pöytäkirja 12.03.2025/Pykälä 18

Sivltk 17.10.2024 § 124 

Valmistelu ja lisätiedot varhaiskasvatuspäällikkö Eero Rantanen, p. 044 422 4471

Euran kunnan varhaiskasvatuksessa on vuodesta 2009 asti ollut käytössä CGI:n Pro Consona- toiminnanohjausjärjestelmä. Yleisesti järjestelmä on tärkeä olla olemassa varhaiskasvatukseen hakemisen, lasten sijoittamisen päiväkotiin, maksupäätösten sekä varhaiskasvatuksen asiakasmaksujen laskutuksen kannalta. Nykyinen Pro Consona- järjestelmä ei tarjoa riittävää kyvykkyyttä keskeisten taloudellisen ja toiminnallisen informaation tietojohtamisen ja päätöksenteon tueksi. Lisäksi nykyisen Pro Consona- järjestelmän palveluohjauksellinen työ sisältää lukuisia manuaalisia ja monivaiheisia työvaiheita eikä päiväkodeissa oleva mobiilisovellus tue kommunikaatiota huoltajien suuntaan tai helppokäyttöisyyttä.

Järjestelmän kilpailuttaminen on otettu huomioon talousarviovalmistelussa ja konkreettinen hankinnan kilpailuttamisen aloittaminen ajoittuu loppuvuoteen 2024 tai alkuvuoteen 2025. Uuden toiminnanohjausjärjestelmän toivotaan olevan käytössä syyskuussa tai lokakuussa vuonna 2025.

Hankinnan aloittamista ovat valmistelleet Euran kunnan varhaiskasvatuspäällikkö ja talous- ja hallintosuunnittelija. Varhaiskasvatuksen muiden toimijoiden kanssa on meneillään kriteeristön muodostaminen. Työssä voidaan tarvittaessa käyttää apuna ulkopuolista neuvontaa ja tehdä yhteistyötä lähialueiden toimijoiden kanssa.

Esittelijä Sivistysjohtaja Matti Kompuinen

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää aloittaa uuden varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän kilpailutuksen ja valtuuttaa varhaiskasvatuspäällikön ja talous- ja hallintosuunnittelijan luomaan kriteerit kilpailutukselle sekä julkistamaan sen tarjouspalvelu Cloudiassa.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

Sivltk 12.03.2025 § 18  

414/02.08.00/2024  

Valmistelu ja lisätiedot varhaiskasvatuspäällikkö Eero Rantanen, p. 044 422 4471

Sivistyslautakunta on päättänyt kokouksessaan 17.10.2024 § 124 aloittaa uuden varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän kilpailutuksen ja valtuuttanut varhaiskasvatuspäällikön sekä talous- ja hallintosuunnittelijan luomaan kriteerit kilpailutukselle sekä julkistamaan sen tarjouspalvelu Cloudiassa.

Tarjous on julkaistu 6.2.2025 ja tarjousten jättämisen määräaika päättyi 6.3.2025 kello 12:00. Tarjouspyynnön laadinnasta ja tarjousmateriaalin koonnista vastaa ulkopuolinen konsultti Valmennustalo Wimmaa Oy:sta.

Sivistyslautakunnalle toimitetaan kokoukseen koko tarjousaineisto sisältäen tarjouspyynnön, sopimusluonnoksen, saadut tarjoukset, tarjousten avauspöytäkirjan sekä tarkennetun päätösehdotuksen valittavasta toimittajasta.

Esittelijä Sivistysjohtaja Matti Kompuinen

Päätösehdotus Sivistyslautakunta päättää hyväksyä parhaat vertailupisteet saaneen toimittajan tarjouksen.

Asian käsittely Kokouksessa lautakunnan jäsenille nähtävillä oli tarjouspyyntö liitteineen,               saadut tarjoukset liitteineen sekä tarjousten avauspöytäkirja. Asiakirjoja               esiteltiin kokouksessa.

Euran kunta järjesti tarjouskilpailun varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmästä ja siihen liittyvistä palveluista. Tarjouspyynnön sisältövaatimusten osalta käytettiin asiantuntijapalvelua Valmennustalo Wimmaa Oy:ltä.

Hankinnan kohteena on varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmä ja siihen liittyvien palveluiden toimitus Euran kunnalle, sekä tämän jälkeen palvelusopimus 48 kuukauden pituiselle sopimuskaudelle.

Määräaikaan mennessä tarjouksen jättivät seuraavat kolme (3) tarjoajaa:

Abilita Oy, Alfa eCare Oy ja Haltu Oy. Kaikki tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön minikriteerit sekä soveltuvuusvaatimukset.

Tarjouspyynnön mukaisesti hankintasopimuksen tekoperusteena on hintalaatusuhteeltaan kokonaistaloudellinen edullisuus, joka määräytyy hinta - laatu -suhteen perusteella seuraavasti:

• Hinta 60 p.
• Laatu / Käyttöönoton projektisuunnitelma 20 p.
• Laatu / Järjestelmän toiminnalliset laatuominaisuudet 10 p.
• Laatu / Kehittämissuunnitelma eli kehityksen ”roadmap" 10 p.

Maksimipistemäärä on 100 pistettä.

Saapuneiden tarjousten pisteytys ja vertailu tehtiin 10.3.2025 arviointityöryhmän kokoontumisessa, jossa läsnä Euran kunnalta olivat varhaiskasvatuspäällikkö ja talous- ja hallintosuunnittelija.

Saaduista tarjouksista Abilita Oy sai parhaat vertailupisteet.

Päätös Sivistyslautakunta päättää hyväksyä parhaat vertailupisteet saaneen Abilitan Oy:n tarjouksen ja valtuuttaa varhaiskasvatuspäällikön tekemään vähäisiä teknisiä muutoksia sopimukseen sekä allekirjoittamaan sen.