Kunnanhallitus
Pöytäkirja 13.03.2023/Pykälä 71

Khall 13.03.2023 § 71  

123/02.08.00/2023  

Valmistelija Valmistelu ja lisätiedot: Talouspäällikkö Lauri Ämmälä puh. 044 422 4059.

Euran kunnalla on ollut tavoitteena edellisinä vuosina saada tehostettua talousraportointiaan. Kunnan nykyiset käytössä olevat järjestelmät tukevat kohtuullisesti ulkoista kirjanpitoa ja viranomaisraportointia. Suurimmat kehityskohdat on sisäisessä laskennassa sekä johdon raportoinnissa. Nykyisellään raportointi perustuu ulkoisesta kirjanpidosta täysin manuaalityönä johdettuihin raportteihin. Näin ollen raportointi on varsin raskasta ja ajantasaisen tiedon saanti hidasta. Sisäinen laskenta tukeutuu nykyisellään vahvasti niin historiatietoon kuin hatariin ennusteisiin. Edellä mainittujen lisäksi yksi käytössä olevien talousjärjestelmien heikkous on, etteivät ne pysty tuottamaan kassavirta ennusteita.

Talouspäällikkö on tehnyt markkinakartoitusta vuoden 2022 aikana, missä on selvitetty erilaisia markkinoilla olevia vaihtoehtoisia järjestelmiä täydentämään nykyistä järjestelmäkokonaisuutta. Kartoituksessa on haettu ratkaisua seuraaviin tavoiteisiin:

• Sisäisen laskennan toteuttaminen olemassa olevan datan pohjalta, mahdollisimman vähäisellä manuaalisella työllä.
• Sisäisen laskennan ajantasaisuus. Yksikkökustannuslaskennalta ei vaadita reaaliaikaista rajapintaa, mutta yksikkökustannusten tulee päivittyä aina pohjadatan muututtua vuorokauden sisällä.
• Johdon raportoinnin lukujen johtaminen tulee tapahtua suoraan nykyisistä järjestelmistä.
• Kassavirtaraportti, joka pohjautuu jo muissa järjestelmissä olevaan tietoon, tulee saada päivittäin mahdollisimman pienellä manuaalisella työllä.
• Valittavalta toimittajalta odotetaan pitkää kokemusta kuntaraportoinnista sekä hyvää kuntien ja kuntayhtymien taloushallinnon osaamista.  

Markkinakartoituksen pohjalta talouspäällikkö on neuvottelut syvemmin NHG Finland Oy:n kanssa syksyn ja talven 2023 aikana järjestelmäratkaisun toiminnallisesta ja teknisestä soveltuvuudesta kunnan tarpeisiin. Neuvotteluiden perusteella talouspäällikkö on todennut järjestelmäratkaisuiden vastaavan kunnan tarpeisiin, ja edelleen ehdottanut kunnan johtoryhmälle, että kunta hankkii tuotearkkitehtuurin ylläpitojärjestelmän (Maisema-työkalu) ja raportointijärjestelmän (Johdon Dashboard) NHG Finland Oy:ltä. Ohjelma kokonaisuudesta järjestettiin yleisesittely taloushallinnon, teknisen ja sivistyksen keskeisille talousjärjestelmien käyttäjille.  Johtoryhmä on saanut kokouksessaan 27.1.2023 yleisesittelyn em. järjestelmästä ja päättänyt jatkaa hankinnan valmistelua.

Maisema-työkalussa on mahdollista määritellä ja hallinnoida tuote- ja organisaatiohierarkioita, laskenta- ja kohdistussääntöjä, erilaisia toimintaa kuvaavia tunnuslukuja ja tuotteille kohdentuvia suoritteita. Järjestelmän maisema-rakenne (Kuntamaiseman kuntakäyttäjien käyttämä yhteinen organisaatio/tuotemäärittely) mahdollistaa poikkeuksellisena teknisenä ratkaisuna myös palvelujen kustannustason vertailun muiden maisemakuntien kesken. Dashboard on raportoinnin visualisointiratkaisu, joka yhdistelee kirjanpidon ja sisäisen laskennan tuotetietoja. Tuoteraportoinnin lisäksi Dashboard tukee tarvittaessa myös tulosvastuullisten esimiesten talouden kuukausiseurantaa, määrärahojen käyttöä sekä muita kunnan itse määrittelemiä seurantamittareita (esim. strategiamittaristo ja kuntien tunnuslukumittaristo). Kuukausiveloitusperusteinen selainpohjainen järjestelmäratkaisu pitää sisällään järjestelmien ylläpidon, kehittämisen ja kunnalle tarjottavan asiantuntija-avun tuotteistukseen ja järjestelmiin liittyen. Tarjolla oleva järjestelmäratkaisu on palvelukonseptin ja teknisen toteutuksen osalta ainutlaatuinen. Hankintasopimus on toistaiseksi voimassaoleva ja on irtisanottavissa kolmen kuukauden irtisanomisajalla.

Lisäksi NHG Finland Oy tuntee erittäin hyvin erilaisten kuntien erilaiset taloushallinnon kysymykset. Yrityksen henkilöstöstä suuri osa koostuu henkilöistä, joilla on pitkä kokemus kuntien tai kuntayhtymien taloushallinnossa. Osa hankinnan kustannuksista voidaan kattaa luopumalla vanhoista järjestelmistä. NHG:n kanssa on neuvoteltu, yhteisestä kehityshankkeesta, jossa NHG ja Euran kunta kehittävät yhdessä kassaraportointiominaisuuksia. Kehitystyö sisältyy annettuun tarjoukseen.

Hankintalain (1397/2016) 40 §:n 2 mom. 2. kohdan mukaan suoranhankinta on perusteltu silloin, kun teknisestä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Tehdyn selvityksen perusteella voidaan todeta, ettei markkinoilla ole tarjolla järkeviä kuntasektorille tarkoitettuja vaihtoehtoisia järjestelmäratkaisuja.

Esityslistan oheismateriaalina on hankintasopimusluonnos.

Esittelijä Kunnanjohtaja Juha Majalahti

Päätösehdotus Kunnanhallitus hankkii tarjouksen mukaisesti ja päätöksen selostusosassa kuvatuin perustein NHG Finland Oy:ltä Maisema-työkalun ja Johdon Dashboardin tuotearkkitehtuurin hallintaan ja tuoteraportointiin.

Sopimus on toistaiseksi voimassaoleva ja on irtisanottavissa kolmen kuukauden irtisanomisajalla.

Järjestelmien kuukausiveloitus on yhteensä 1 235 euroa (alv 0%).  Järjestelmien tilaaminen tehdään hankintasopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä.

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.

 Pöytäkirjamerkintä: NHG Finland Oy:n / Kuntamaiseman Ville Niukko ja Oskari Heinämäki olivat kokouksessa esittelemässä asiaa ennen päätöksentekoa.