Kunnanhallitus
Pöytäkirja 16.01.2023/Pykälä 15

Khall 16.01.2023 § 15  

908/07.00.00/2022  

Valmistelija Valmistelu ja lisätiedot: Hallintojohtaja Kari Kankaanranta, puh. 044 422 4020.

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (tiedonhallintalaki 906/2019) on tullut voimaan 1.1.2020. Lain tarkoituksena on varmistaa viranomaisten tietoaineistojen yhdenmukainen ja laadukas hallinta sekä tietoturvallinen käsittely julkisuusperiaatteen toteuttamiseksi, mahdollistaa viranomaisten tietoaineistojen turvallinen ja tehokas hyödyntäminen, jotta viranomainen voi hoitaa tehtävänsä ja tarjota palvelunsa hallinnon asiakkaille hyvää hallintoa noudattaen tuloksellisesti ja laadukkaasti ja edistää

tietojärjestelmien ja tietovarantojen yhteen toimivuutta.

Tiedonhallintalaissa on säädetty tiedonhallintayksikön velvollisuudeksi laatia ja ylläpitää tiedonhallintamallia. Tiedonhallintamalli on kuvaus tiedon hallintayksikössä toimivien viranomaisten tehtävien hoidossa toteutettavasta tiedonhallinnasta. Tiedonhallintamallin tulee lain mukaan sisältää vähintään seuraavat tiedot: toimintaprosessien kuvaus, tietovarantojen nimikkeet ja niiden sidokset toimintaprosesseihin ja tietojärjestelmiin, tietoaineistojen arkistoon siirrot, arkistointitavat ja -paikat tai tuhoaminen, tietojärjestel mien nimikkeet, tietojärjestelmästä vastaava viranomainen, tietojärjestelmän käyttötarkoitus ja liittyminen muihin järjestelmiin, käytetyt tiedon siirtotavat sekä tietoturvallisuustoimenpiteet.

Tiedonhallintamalli auttaa hahmottamaan ja hallitsemaan tiedon elinkaarta sekä siten tunnistamaan ja hallitsemaan myös uusien digitaalisten palvelujen käyttämiseen liittyviä riskejä. Tiedonhallintamallin laadinta ei ole kuitenkaan kertaluontoinen kuvausvelvoite, vaan tiedonhallintamallia on ylläpidettävä aina, kun tiedonhallintayksikön tiedonhallinnassa tapahtuu muutoksia, jotka vaikuttavat sen sisältöön. Tiedonhallintamalli on luonteeltaan tiedonhallintayksikön oma sisäinen määräys siitä, miten tiedonhallinta ja tietojenkäsittely on toteutettava tiedonhallintamallin mukaisesti käsiteltäessä tietoaineistoja.

Tiedonhallintamalli korvaa tietojärjestelmäselosteet ja kokonaisarkkitehtuurikuvaukset. Samalla se tehostaa tietosuoja-asetuksen käsittelytoimia sisältävän selosteen ylläpitoa sekä käsittää tiedot arkistoinnista arkistonmuodostussuunnitelmineen ja tietoaineistojen hävittämiseen.

Tiedonhallintalain mukaan kunnat ja kuntayhtymät ovat laissa tarkoitettua tiedonhallintayksikköjä, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallinta vaatimusten mukaisesti. Kunnanhallitus toimii tiedonhallintaa johtavana toimielimenä. Tiedonhallintayksikön johdon on huolehdittava, että tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvät tehtävien vastuut, käytännöt ja valvonta on määritelty. Tiedonhallinnan toteuttamiseen liittyvien tehtävien vastuut ovat:

1. vastuu tiedonhallinnan mukaisten kuvausten koostamisesta ja ylläpidosta, muutosvaikutusten arviointi ja asiakirjajulkisuutta koskeva kuvaus

2. vastuu tietoaineistojen sähköiseen muotoon muuttamisesta ja saatavuudesta

3. vastuu tietoturvallisuusjärjestelyistä, tietojärjestelmien toiminnasta ja yhteentoimivuudesta sekä tietovarantojen yhteentoimivuudesta

4. vastuu asianhallinnan ja palvelujen tiedonhallinnan järjestämisestä sekä tietoaineistojen säilyttämisen järjestämisestä.

Tiedonhallintayksikön on laadittava lain 5 §:n mukainen tiedonhallintamalli

12 kuukauden kuluessa lain voimaantulosta. Muiden kuin valtion virastoissa ja laitoksissa toimivien viranomaisten on toteutettava lain 12 - 16 pykälissä säädetyt vaatimukset 36 kuukauden kuluessa lain voimaantulosta.

Kunnan tiedonhallintamallin laatiminen on viivästynyt muun muassa koronavirusepidemian hoidosta aiheutuneesta lisätyöstä ja työhön liittyvän resurssin puutteesta. Viivästyminen liittyy erityisesti tiedonhallintamallin lopulliseen dokumentointiin. Vuoden 2021 aikana kunnassa laadittiin uusi tiedonohjaussuunnitelma uuden asianhallintajärjestelmän käyttöönottoon liittyen. Tiedonohjaussuunnitelma on oleellinen osa tiedonhallintamallia, koska siinä on kuvattu tiedonhallinnan prosessit ja osittain tiedon säilytys. Tiedonohjaussuunnitelma valmistui vuoden 2021 lopulla ja sitä päivitetään jatkuvasti. Vuoden 2022 kevättalvella lopullisen tiedonhallintamallin dokumentointiin saatiin yhteistyökumppani Satakunnan ammattikorkeakoulusta ja tiedonohjausmalli laadittiin kunnalle opinnäytetyönä. Tiedonohjaussuunnitelman lisäksi toinen oleellinen osa tiedonohjausmallia on tietojärjestelmäluettelo. Kyseisessä luettelossa on kuvattu kunnalla käytössä olevat tietojärjestelmät ja kuvaus näissä käsiteltävistä tiedoista. Myös tietojärjestelmäluettelo on laadittu aiemmin. Viimeisin päivityskierros on tällä hetkellä tehtävänä, johtuen muun muassa perusturvapalveluiden poistumisesta 1.1.2023 alkaen.

Kunnan hallintosääntöä tulee uudistaa myöhemmin siten, että siellä määritellään myös tarvittavat tiedonhallintalain toteuttamiseen liittyvät vastuut sekä tiedon hallintaan liittyvät, eri toimielinten vastuulla olevat tehtävät siltä osin kuin ne ovat puutteelliset tai ristiriitaiset julkisen hallinnon tiedonhallinnasta annetun lain kanssa.

Esittelijä Kunnanjohtaja Juha Majalahti

Päätösehdotus Kunnanhallitus hyväksyy Euran kunnan tiedonhallintamallin. 

Päätös Päätösehdotus hyväksyttiin yksimielisesti.